CRM für den internationalen Vertrieb

Die comForte GmbH wächst stetig und weitet ihre Vertriebsaktivitäten permanent aus. Für die aktive Neukundengewinnung und Kundenbetreuung gibt es Vertriebsmitarbeiter in allen anvisierten Zielmärkten; Asien, Europa, Nordamerika und Australien. Mit der dezentralen Unternehmensstruktur und dem Wachstum erhöhte sich jedoch der Aufwand für die interne Koordination der Abläufe. Es war notwendig, die eigenen Strukturen neu zu überdenken und ein moderneres IT-System einzuführen. Die Aufgabe für die Unternehmensberatung Stephan Bauriedel bestand darin, die Situation zu bewerten und eine Handlungsempfehlung auszusprechen.

Die Analyse der internen Abläufe zeigte enorme Potenziale – Effizienz, Transparenz, Kommunikation – in der Geschäftsanbahnung. Die Empfehlung lautete, ein modernes CRM-System einzuführen. Für das weitere Vorgehen wurde der comForte-Vertriebsprozess vom ersten Kontakt bis zum Auftrag neu strukturiert und dokumentiert.

Mit dem webbasierten CRM-System haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die wichtigen Kundeninformationen. Jeder Kundenkontakt (E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch) wird dokumentiert. Neue Anfragen werden als Lead geführt und weiter qualifiziert. Verkaufschancen werden als Opportunities angelegt und stetig nach deren Fortschritt gepflegt.

Für das Management der Verkaufschancen wurde der mehrstufige Vertriebsprozess des amerikanischen Vertriebsteams übernommen. Besonderes Augenmerk galt der installierten Basis, die beschreibt, welche IT-Systeme beim Kunden im Einsatz sind und welche comForte-Lösungen hierfür genutzt werden. So können Kunden zielgerichtet im Marketing und Vertrieb angesprochen werden.

Mit der Einführung des CRM-Systems sind viele Verwaltungsaufgaben buchstäblich weggefallen. Das Führen von Listen, die Weiterleitung von Informationen und das Erstellen von Auswertungen wurden komplett automatisiert. Das Backoffice hat 20 Prozent Zeit gewonnen und unterstützt heute den Vertrieb durch eine zentrale Angebotserstellung.

Grafische Dashboards zeigen transparent und anschaulich alle Vertriebsinformationen der comForte GmbH. Mit der eingebauten Drill-down-Funktion können nun Informationen zu Opportunities nach Verkaufsregionen, Verantwortlichkeiten und Vertriebsaktivität dargestellt werden.